4.5.4E-MALL接收与发送需进行严格检查，以防止保密资料经此渠道泄出，发送与接收的电子邮件均需进行审批与登记。
4.5.5经由绘图机出的图纸需进行登记管理，在打印图纸资料时，申请打印人员需填写《CAD出图登记表》，经部门负责人批准后，方可进行打印作业。
4.5.6网管室对备份数据的磁盘、光盘、磁带等存贮介质，设专人保管，数据管理员必须保证数据的安全可靠，未经主管领导的批准，不得随意使用或外借。
4.5.7凡将公司重要数据恶意更改、非法复制或外泄者，给以重罚；因此造成重大损失的，还将追究其刑事责任。
4.6软件使用的防毒要求
4.6.1公司局域网内，经网管室指定可以使用光驱、软驱的部门，应严格控制光盘、软盘的使用，并承担相应的责任和义务。其它部门内部连网的电脑，光驱、软驱一律予以拆除或禁用，否则不准上网。
4.6.2使用互联网的部门；需指定一台或几台电脑，这些电脑不得与公司局域网连接，在互联网上读取资料后的软盘未经检查不能在公司内部网上使用。
4.6.3网管室负责对网络中的电脑进行病毒清查，各部门发现本部门电脑有病毒感染，要立即杀毒或报告网管室处理。
4.6.4外单位的软盘、光盘需在公司局域网计算机中使用，使用前要由网管室进行病毒清查，确认无病毒后方可使用。
4.7数据的备份
4.7.1凡向技术中心资料室提交入库产品资料，必须在数据库服务器中进行数据备份，再由网管室数据管理员定期将其数据刻成光盘，以便永久保存。
4.7.2各部门数据的备份由部门信息管理员每周进行一次。对于没有专用数据库服务器的用户，备份方法为：指定―台计算机，然后在该机根目录(C或D盘)下给每个用户建立一个备份文件夹，每星期将每个用户需要备份的数据备份到指定计算机的指定目录下面。
4.7.3重要数据必须到网管室申请备份，按需要加密或封装打标长期保存，需要使用备份数据时必须得到主管领导的批准，并保存使用记录。
4.7.4网管室把各部门的数据至少每半年备份一次，刻成光盘长期保存。
4.8当软件系统的更新影响到公司现有的运作时，计算机应用领导小组应确保相应的程序文件、工作指导书得到建立或修订。
5相关文件和质量记录
5.1计算机应用项目综合考察报告
5.2计算机应用项目方案书
5.3计算机应用项目验收报告
5.4ZJ5/12―JS15计算机硬软件需求申报表
5.5ZJ5/14―JS17计算机软件及数据文件控制清单。
5.6ZJ5/19―JS51计算机硬、软件、数据文件入库登记表
5.7ZJ5/13―JS12计算机硬软件及数据文件发放登记表
5.8ZJ5/20―JS52对外电子邮件发送登记
5.9ZJ5/21―JS53外来电子邮件接收登记
5.10ZJ5/22―JS54技术中心CAD文件出图登记表
5.11ZJ5/23―JS55计算机硬软件测试、维修、升级记录表
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